Stuur je vaak zakelijke mails? Dan is een goede e-mailhandtekening onmisbaar. Met deze 21 tips zorg je voor een professionele uitstraling én leggen we uit hoe je ‘m instelt in onder andere Gmail en Outlook.
Inhoudsopgave
Tips voor inhoud en functionaliteit:
- Zorg voor een functionele handtekening
De handtekening onder een mail moet vooral functioneel zijn: duidelijke contactinformatie, eventueel met een persoonlijke touch. Zorg dat die rol niet verloren gaat. - Houd het kort en bondig
Presenteer alleen de noodzakelijke informatie in de e-mailhandtekening. Een goed voorbeeld geeft in een oogopslag aan wie de e-mail schreef en hoe je contact kunt opnemen. Werk je parttime? Voeg dan je werkdagen toe. - Voeg een duidelijke CTA toe
Stuur erop aan om contact op te nemen. Het doel van je e-mailhandtekening is vaak om een reactie uit te lokken. Verwerk dus een Call to Action (CTA). - Gebruik één set aan contactgegevens
Voorkom onduidelijkheid in de CTA door slechts één set aan contactgegevens te presenteren. Eén naam, één e-mailadres, één telefoonnummer en één postadres. - Integreer de social media-iconen met links naar jouw kanalen
Gebruik social media-iconen in je e-mailhandtekening en voorzie ze van directe links naar de verschillende kanalen. Het maakt het gemakkelijker je te volgen of via die kanalen contact op te nemen. - Houd de statistieken van je links bij
Plaats je links naar sociale media of je website? Houd de statistieken daarvan bij, bijvoorbeeld via UTM-tags in Google Analytics
Tips voor vormgeving en opmaak
- Voorkom te veel opmaak
Opmaak leidt soms onnodig af. Houd het strak, zodat het functionele karakter van de e-mailhandtekening van je bedrijf niet verloren gaat. - Gebruik dividers voor je contactinformatie
Zogenaamde dividers helpen de contactinformatie duidelijker te structureren. Scheid een e-mailadres, telefoonnummer en postadres om de informatie in hapklare brokken aan te bieden. Gebruik bijvoorbeeld kolommen of (verticale) strepen/lijnen. - Creëer een smalle e-mailhandtekening
Houd de e-mailhandtekening bij voorkeur zo smal mogelijk. Je voorkomt daarmee dat gebruikte browsers en e-mailprogramma’s op (mobiele) apparaten deze afbreken en daarmee fout weergeven. - Gebruik maximaal 600 pixels breedte
Houd 600 pixels breedte als maximum voor je e-mailhandtekening aan. Strikt genomen zou deze 650 pixels breed mogen zijn, maar door aan de onderkant te gaan zitten heb je bovendien nog wat marge. - Gebruik geen animaties in e-mailhandtekeningen
Een e-mailhandtekening dient praktisch te zijn. Animaties zijn zelden praktisch en worden lang niet altijd op de gewenste wijze weergegeven. Bewaar ze voor op de website. - Houd je eigen huisstijl aan
Bepaal je eigen huisstijl en gebruik die als basis voor de e-mailhandtekening. Gebruik de kleuren en stijl uit je huisstijl, zodat direct duidelijk is van wie de e-mail afkomstig is. - Creativiteit werkt, zolang het functioneel is
Creatief mag zeker, zolang het bijdraagt aan een duidelijke en professionele uitstraling. Zorg er vooral voor dat je handtekening door die creativiteit juist makkelijker te lezen is en uitnodigt tot contact. - Gebruik dezelfde opmaak voor iedere e-mailhandtekening
Houd de opmaak in verschillende e-mailhandtekeningen voor je bedrijf consistent. Gebruik steeds dezelfde opmaak voor een maximale duidelijkheid.
Tips voor techniek en compatibiliteit
- Gebruik geen vCard
De vCard kan niet door iedereen geopend worden en leidt daardoor gemakkelijk tot frustraties. Zorg voor een heldere e-mailhandtekening waarin je de contactinformatie helder presenteert. - Maak je e-mailhandtekening mobielvriendelijk
Test hoe de handtekening uit Outlook of Gmail op mobiele apparaten overkomt. We gebruiken steeds vaker tablets en smartphones om e-mail te lezen. - Zorg voor harde HTML-afmetingen van afbeeldingen
Geef afbeeldingen in je e-mailhandtekening harde afmetingen mee, zodat die in iedere browser of e-mailprogramma hetzelfde worden weergegeven. - Geef afbeeldingen ALT-tags
Geef een afbeelding altijd een beschrijvende ALT-tag mee. Indien de afbeelding niet geladen wordt, dan zorgt de beschrijving ervoor dat het toch duidelijk is wat er had moeten verschijnen. - Test de e-mailhandtekening op verschillende schermen
Gebruik de e-mailhandtekening voor je bedrijf pas wanneer je die hebt getest op meerdere (mobiele) schermen. Test verschillende resoluties, browsers en e-mailprogramma’s. - Vermijd het gebruik van opsommingstekens
Iedere browser en e-mailprogramma geeft opsommingstekens op een andere manier weer. Vermijd het gebruik ervan, zodat de contactgegevens netjes zichtbaar blijven in de e-mailhandtekening. - Gebruik JPG- in plaats van PNG-afbeeldingen
Wil je afbeeldingen gebruiken in je e-mailhandtekening? Kies voor JPG, want met PNG kunnen niet alle browsers en e-mailprogramma’s goed overweg. Voeg eventueel de ‘nosend-tag’ toe. Deze ongedocumenteerde tag voorkomt dat de afbeelding meegestuurd wordt. Dit is een voorbeeld van de HTML-code met alt- en nosend-tag:
<img src="https://www.voorbeeld.com/afbeelding.jpg" alt="Beschrijving van de afbeelding" nosend="1"> HTML-handtekening maken
Een e-mailhandtekening maken in HTML? Op Hubspot is een handige tool die je daarmee kan helpen. Wil je het toch graag zelf doen? Het team van Exclaimer heeft een handig stappenplan gemaakt.
Zelf met de HTML-code voor een e-mail handtekening aan de slag? Surf naar w3schools.com, zodat je vervolgens zelf een e-mail handtekening kunt ontwerpen.
Handtekening in webmail, Outlook of Gmail
Heb je de voor jou perfecte e-mailhandtekening gemaakt, verwerk hem dan in jouw e-mailprogramma. We leggen je hieronder uit hoe je dat kunt doen in je Hosting2GO Webmail, in Outlook desktop app, op Outlook.com, in Gmail en in Apple Mail.
Hosting2GO webmail handtekening instellen
De Hosting2GO webmail kun je instellen aan de hand van de volgende 4 stappen:
- Login in de webmail-omgeving via http://webmail.jouwdomeinnaam.nl.
- Klik op ‘Opties’.
- Klik op ‘Persoonlijke informatie’ en voer de gewenste e-mail handtekening in bij ‘Handtekening’.
- Kies bij het keuzerondje ‘Voeg een handtekening toe’ voor ‘Ja’ en klik op ‘Verstuur’.
E-mail handtekening instellen in Outlook
De Outlook e-mail handtekening is in te stellen aan de hand van de volgende stappen:
- Klik op ‘Nieuwe e-mail’ op het tabblad ‘Start’.
- Klik op het tabblad ‘Bericht’ in de groep ‘Opnemen’ op ‘Handtekening’ > ‘Handtekeningen’.
- Klik op ‘Nieuw’ bij ‘Selecteer de handtekening als je deze wilt bewerken’. Typ in het dialoogvenster ‘Nieuwe handtekening’ een naam voor de handtekening.
- Vervolgens kun je in het vak onder ‘Handtekening bewerken’ de tekst plaatsen die je wilt gebruiken als e-mailhandtekening in Outlook.
- Om een standaard handtekening voor je e-mailberichten in te stellen, selecteer je vervolgens onder ‘Standaardhandtekening kiezen’ bij ‘Nieuwe berichten’ de naam van de zojuist aangemaakte handtekening.
- Klik op ‘OK’ om de handtekening op te slaan.
E-mail handtekening instellen op Outlook.com
De e-mail handtekening op Outlook.com kun je instellen aan de hand van de volgende 3 stappen:
- Surf naar outlook.com en log in. Klik op het tandwielicoontje rechtsboven op de pagina en kies voor ‘Meer e-mailinstellingen’.
- Klik aan de linkerzijde onder ‘E-mail schrijven’ op ‘Opmaak, lettertype en handtekening’.
- Gebruik het tekstvak onder ‘Persoonlijke afsluiting’ om een e-mailhandtekening in Outlook.com toe te voegen.
E-mail handtekening instellen in Gmail
De e-mail handtekening van Gmail kun je instellen aan de hand van de volgende 4 stappen:
- Open Gmail.
- Klik in de rechterbovenhoek op ‘Instellingen’ of het tandwieltje.
- Klik op ‘Instellingen’.
- Voeg in het gedeelte ‘Handtekening’ de handtekeningtekst toe.
E-mailhandtekening instellen in Apple Mail
Gebruik je de Apple Mail-app? Volg dan deze stappen om je e-mailhandtekening toe te voegen:
- Open Apple Mail en klik linksboven op ‘Mail’ > ‘Instellingen’.
- Ga naar het tabblad ‘Handtekeningen’.
- Selecteer het gewenste account en klik op het plusteken om een nieuwe handtekening toe te voegen.
- Typ je handtekening in het tekstvak.
- De bovenste handtekening wordt standaard gebruikt bij nieuwe e-mails (dit kun je aanpassen onderin het venster).
Veelgestelde vragen over e-mail handtekeningen
Hoe maak je de e-mailhandtekening compatibel met alle e-mailclients en apparaten?
Om ervoor te zorgen dat je e-mailhandtekening compatibel is met alle e-mailprogramma’s en apparaten, is het belangrijk om je handtekening eenvoudig te houden. Gebruik standaard HTML en probeer complexe lay-outs en het gebruik van CSS te beperken.
Test je handtekening in verschillende e-mailsoftware en op verschillende apparaten om zeker te weten dat deze overal goed wordt weergegeven.
Zijn er richtlijnen voor het gebruik van afbeeldingen of logo’s in e-mailhandtekeningen?
Zorg ervoor dat de afbeelding het juiste formaat heeft, en dat het bestand niet te groot is.
Zorg voor een evenwichtige tekst-tot-afbeeldingsratio in je e-mail. Dit helpt ook om spamfilters te omzeilen en zorgt ervoor dat je e-mails niet als spam worden gemarkeerd.
Hoe verzamel je feedback om de e-mailhandtekening te verbeteren?
Hiervoor kun je A/B-testen uitvoeren met verschillende versies van je handtekening om te zien welke beter presteert.
Vraag ook directe feedback van je contacten en collega’s over de functionaliteit en visuele aantrekkelijkheid van je handtekening. Pas op basis van deze informatie je handtekening aan om de effectiviteit en professionaliteit ervan te verhogen.
A/B-testen zijn niet beschikbaar in software zoals Outlook en Apple Mail, maar wel in e-mailmarketing software zoals Brevo en MailerLite. Hierover kun je meer ontdekken in ons blog over het versturen van e-mail nieuwsbrieven.
Een goed ontworpen e-mailhandtekening geeft je de mogelijkheid om je te onderscheiden van de rest. Het is niet alleen een visitekaartje, maar ook een kans om je professionaliteit en merkidentiteit te benadrukken.
Met de tips en technieken uit dit artikel kun je een e-mailhandtekening maken die zowel visueel aantrekkelijk als functioneel is. De beste e-mails verstuur je natuurlijk vanaf je eigen domeinnaam. Registreer ’m direct.
Meer weten over professioneel e-mailen?
Lees ook ons blog over het schrijven van effectieve zakelijke e-mails, of bekijk de supportpagina over e-mailinstellingen voor technische hulp.
