Vakantie-klaar? Onbezorgd mailen vanuit het buitenland

logo
door: Stefan 17-06-2019| Leestijd: 4 minuten| Categorie: E-mail

Terwijl jij heerlijk van de vakantie geniet, draait jouw website lekker door. Echter, e-mailen vanuit het buitenland kan weleens een probleem opleveren. Hier wat handige tips om ook op vakantie op de hoogte te blijven door e-mails te lezen en te versturen.

Stel ‘automatisch antwoorden’ in

Je ontspant pas echt optimaal wanneer je een autoresponder op jouw e-mailaccount instelt. Mochten geïnteresseerden jou nu mailen, dan stelt een automatisch bericht ze ervan op de hoogte dat jij van jouw vakantie geniet.

Dit creëert begrip, wanneer je niet binnen 24 uur reageert.

Een out-of-office reply, zoals automatisch antwoorden ook weleens wordt genoemd, stel je in via het Hosting2GO Control Panel. Log in op het Control Panel.

Volg dan onderstaande stappen.

  1. Log in met je domeinnaam, gebruikersnaam en wachtwoord
  2. Als je succesvol bent ingelogd, ga je aan de linkerkant naar “Mail”
  3. Klik nu op “Adressen beheren”
  4. Kies nu aan de rechterkant het email adres die je wilt instellen
  5. Klik nu rechtsonder op de knop “Automatisch antwoorden”
  6. Schuif het balkje naar “Aan”
  7. Kies vervolgens een Onderwerp voor de e-mail die automatisch verstuurd wordt. Bijvoorbeeld: “Afwezigheidsmail”
  8. Bij Inhoudstype kun je kiezen voor “Platte tekst” of “HTML” voor de opmaak van de e-mail
  9. Daaronder kun je de inhoud van de e-mail invullen
  10. Een optionele optie is het doorsturen naar een ander e-mailadres (bijvoorbeeld van een collega). Vermeld deze collega met naam, e-mailadres en telefoonnummer in jouw out-of-office reply. Zorg ervoor dat je collega’s op de hoogte zijn van eventuele knelpunten of de gang van zaken rondom jouw klanten.
  11. Kies vervolgens de limieten die je wilt instellen. Je hebt de keuze om een limiet op te geven voor antwoord per e-mailadres niet vaker dan (keren per dag) of Opslaan tot max (enkele e-mailadressen)
  12. Tenslotte kies je rechtsonder voor “Opslaan”

Control panel e-mail autoresponder instellen


Houd de out-of-office reply positief. Zeg dus niet: “Omdat ik tot 18 augustus op vakantie ben, wordt mijn mail niet gelezen. Ik neem hierna contact met u op.” Dan heeft de klant een behoorlijke domper te verwerken. Maak er liever van: “Tot 18 augustus houdt een collega mijn e-mails in de gaten vanwege mijn vakantie. Hij helpt u graag verder.” Op deze manier wordt de klant goed geholpen.

Praktische tips voor een autoresponder:

  • Zorg dat e-mails naar jouw adres automatisch worden doorgestuurd naar een collega (verderop lees je hoe).
  • Vermeld deze collega met naam, e-mailadres en telefoonnummer in jouw out-of-office reply.
  • Zorg ervoor dat jouw collega’s op de hoogte zijn van eventuele knelpunten of de gang van zaken rondom jouw klanten.
  • Vergeet na terugkomst van je vakantie niet de autoresponder uit te zetten.

Zakelijk bereikbaar op vakantie

Eenmaal op vakantie doe je er goed aan af en toe jouw e-mail te lezen en hier en daar te reageren op de meest belangrijke zaken. Dit verrast klanten positief.

Zij hadden immers niet verwacht nog iets van jou te horen tot de einddatum die je hebt aangegeven in de out-of-office reply.

Daarnaast zorgt het voor overzicht, wanneer je weer begint met werken. Door te e-mailen vanuit het buitenland hoef je wellicht niet eerst 200 mailtjes door te spitten, voordat je goed en wel aan de orde van de dag kunt beginnen.

E-mail lezen op vakantie

Het lezen van de e-mails op vakantie gaat meestal nog wel. Je krijgt ze op jouw telefoon of tablet binnen wanneer je e-mailaccounts hebt toegevoegd op het apparaat.

Vind je het belangrijk ook e-mails van websiteformulieren op vakantie te ontvangen, zorg er dan voor dat deze berichten tijdelijk worden doorgeschakeld naar jouw meest gebruikte e-mailadres.


Zo stuur je e-mails door. Ga in het Hosting2GO Control Panel naar het e-mailadres waarop je formulieren ontvangt en klik op de knop ‘Doorsturen’. Schuif het balke jaar ‘Aan’ en klik rechtsonder op ‘Adres toevoegen’. Geef het e-mailadres op waar de post naartoe moet, klik op ‘Toevoegen’ en dan op ‘Doorsturen opslaan’.

Control Panel e-mail omleiding instellen

E-mailen vanuit het buitenland

Wil je mailen? Dan kan dat natuurlijk gewoon vanaf je mobiele telefoon of tablet. Heb je dit niet ingesteld op je mobiele apparaat? Je kan op je vakantiebestemming natuurlijk ook nog altijd gebruik maken van de webmail.

Webmail gebruiken tijdens vakantie

Deze is te bereiken via http://webmail.domein.nl/ waarbij je domein.nl vervangt door je eigen domeinnaam.

Fijne vakantie en blijf onbezorgd e-mailen vanuit het buitenland!

logo
Over: Stefan

Stefan heeft als ervaren helpdeskmedewerker de passie om klanten te helpen met de juiste oplossing. Hij is sociaal en klantvriendelijk. Stefan staat onze klanten graag te woord.