Waarom je to-do lijst niet werkt

Stel je voor, het is 17.42 uur. Jij zit nog achter je laptop. De dag begon met goede moed: “Vandaag ga ik mijn lijst eens echt leegwerken.”

En nu zit je naar je to-do-lijst te kijken. De belangrijkste taak van de dag staat nog open.

En nog erger… er zijn tien kleine dingen bijgekomen.

Je hebt vooral gereageerd op mailtjes en appjes. En morgen begint hetzelfde riedeltje vrolijk opnieuw.

Als je nu denkt: o ja… dit ben ik, dan is dit artikel voor jou.

In dit blog kijk ik kritisch naar de klassieke to-do-lijst en waarom die je vaker in de weg zit dan je lief is.

En belangrijker: wat je wél nodig hebt om grip te krijgen op je werkdag.

Aan het einde nodig ik je uit voor een gratis webinar waarin je ziet hoe je dit in de praktijk brengt met Outlook.

Jij bent niet het probleem, dat is je systeem

Of het gebrek daaraan.

De meeste ondernemers denken; “Als ik gewoon wat meer discipline had” of “Misschien moet ik een nieuwe app proberen”.

Het voelt alsof jij tekortschiet, niet je systeem.

Als je naar onderzoek kijkt, zie je iets anders.

Mensen onderschatten structureel hoeveel tijd iets kost.

Dat heet de planning fallacy: we zijn bijna altijd te optimistisch over wat er in één dag past.

Daarnaast onthoudt je brein onafgemaakte taken beter dan afgeronde taken. Die open eindjes blijven rondzingen in je hoofd. Dat is het Zeigarnik effect.

Met andere woorden: je brein is niet gemaakt om tientallen losse taken zonder context te managen.

En toch is dat precies hoe de meeste to-do-lijsten eruitzien.

Je to do lijst doet alsof je onbeperkt tijd hebt

Een to do lijst is eindeloos rekbaar. Je kunt er altijd nog iets bijschrijven.

Of je nu drie uur hebt of twaalf, dat maakt de lijst niets uit. Hij groeit gewoon door.

Daar zit een fundamentele fout. Een lijst verzamelt namelijk wel, maar weegt niets.

Het houdt geen rekening met hoeveel tijd je écht hebt, hoeveel energie je nog over hebt en wat vandaag belangrijk is.

Je plant dus standaard teveel in, sluit de dag gefrustreerd af en spreekt met jezelf af dat het morgen beter wordt.

Maar morgen loopt intussen alweer vol.

Onderzoek laat zien dat we hardnekkig te optimistisch blijven over hoeveel werk we aankunnen in een bepaalde tijd, zelfs als we weten dat we er eerder naast zaten.

Een losse takenlijst helpt dat niet corrigeren, maar versterkt het.

Alles staat door elkaar

Kijk eens eerlijk naar je huidige lijst.

Grote kans dat er dingen opstaan als “website teksten bijwerken”, “nieuwsbrief”, “social media”, “facturen”, “SEO oppakken” of “landingspagina maken”.

Voor jouw brein zijn dit geen taken, maar projecten. Ze zijn te groot en te vaag.

Dit soort vage formuleringen leiden eerder tot uitstel en stress, omdat je elke keer opnieuw moet bedenken wat nu eigenlijk de eerste stap is.

Dat kost energie, nog voordat je begonnen bent.

Het effect herken je waarschijnlijk: je schuift de grote dingen vooruit, je pakt vooral kleine snelle taakjes en aan het einde van de dag voelt het alsof je wéér niet aan het belangrijke werk bent toegekomen.

Sterker nog. Tijdens het boodschappen doen, schrijf ik wel eens iets op dat ik net heb gepakt, om het vervolgens net zo snel weer door te halen.

Heb ik toch weer iets afgevinkt, en dat voelt goed. Maar nuttig is het niet.

Je to do lijst geeft je geen rust

Hier komt het Zeigarnik effect in beeld. Onafgemaakte taken vragen dus meer aandacht in je hoofd dan afgeronde taken.

Je herinnert ze beter en ze blijven ook nog eens langer hangen.

Met een overvol takenlijstje gebeurt er iets vervelends.

Elke keer dat je je lijst opent, activeer je al die open eindjes in je hoofd.

Je brein schakelt voortdurend: “O ja, dat moet ook nog. En dat. En dat.” Alleen al naar de lijst kijken kost energie, nog voordat je ook maar één taak hebt afgevinkt.

Als ondernemer is je hoofd vaak al vol: klanten, marketing, administratie, misschien een gezin. Een lijst die onrust geeft, helpt dan niet bepaald.

De vicieuze cirkel voor ondernemers

Laten we het concreet maken met een herkenbare situatie.

Sandra is 42, VA en tekstschrijver. Ze werkt drie dagen per week voor klanten en twee dagen aan haar eigen bedrijf.

Elke werkdag start ze haar laptop en opent ze als eerste haar to-do-lijst.

Dat klinkt heel georganiseerd, maar in de praktijk loopt het anders.

• Ze begint de dag in haar mailbox “om even overzicht te krijgen”. In die inbox ontstaan meteen vijf nieuwe taken.
• Een klant belt tussendoor met het verzoek om “even snel” iets aan te passen.
• Haar zorgvuldig uitgeschreven lijst raakt ondergesneeuwd door ad hoc vragen.
• Aan het eind van de dag liggen steeds dezelfde dingen nog te wachten: haar eigen marketing, follow up naar leads, werken aan een nieuw aanbod.

Wat er overblijft is een combinatie van schuldgevoel (“ik krijg het gewoon niet rond”) en schaamte (“een goede VA zou dit toch moeten kunnen”).

De logische reactie is dan: nog meer taken opschrijven, want morgen moet het écht gebeuren. En zo ben je terug bij af.

Als je jezelf hierin herkent, is het niet tijd voor meer wilskracht, maar voor een ander soort systeem.

Wat wél werkt: van lijst naar systeem

Een to-do list is niet waardeloos, het is alleen incompleet.

Als ondernemer heb je een systeem nodig dat drie dingen goed doet: alles uit je hoofd halen, je helpen kiezen wat echt belangrijk is en tijd reserveren om het ook daadwerkelijk te doen.

Je ziet die aanpak terug in methodes als Getting Things Done (GTD) van David Allen.

Die draait om vijf stappen: vastleggen, verduidelijken, organiseren, regelmatig herzien en dan pas doen.

Klinkt mooi in theorie, maar laten we het vertalen naar de dagelijkse praktijk.

Stap 1. Parkeer alles buiten je hoofd

In plaats van één lange to do lijst werk je met een paar duidelijke verzamelplekken.

Denk bijvoorbeeld aan een inbox voor losse ideeën en taken (dat kan een app zijn, een notitieboek of gewoon papier), een plek voor projecten, dus dingen die uit meerdere stappen bestaan, en eventueel een lijst “ooit / misschien” voor ideeën die je nu nog niet wilt oppakken.

Belangrijk detail: alles gaat eerst daarheen. Je gooit het niet meteen op een “vandaag” lijst.

Zo voorkom je dat je hoofd vol blijft zitten én dat je to do lijst verandert in een ongestructureerde verzamelbak.

Stap 2. Maak van vage dingen concrete acties

Eén of twee keer per dag neem je tien tot vijftien minuten om die inbox door te lopen.

Bij elke taak stel je jezelf drie simpele vragen:

1. Wat is de eerstvolgende concrete actie,
2. Duurt dit minder dan vijf minuten, dan doe ik het meteen,
3. Duurt het langer? Dan plan ik het in of zet ik het op een passende lijst, bijvoorbeeld per project of per context.

Een grote taak zoals “website teksten schrijven” verandert dan in iets als:

• huidige homepagetekst downloaden,
• drie homepages van concurrenten verzamelen,
• een eerste ruwe schets van de nieuwe homepage maken.

Vanaf dat moment hoeft je brein niet meer te puzzelen met “waar moet ik beginnen?”. Dat heb je op een rustig moment al besloten.

Stap 3. Koppel taken aan tijd in plaats van alleen aan lijsten

Hier gaat het bij de klassieke to-do lijst meestal mis: die houdt geen rekening met tijd.

Terwijl tijd precies is waar je het mee moet doen.

Steeds meer productiviteitscoaches adviseren daarom om niet alleen met lijsten, maar vooral met tijdsblokken in je agenda te werken.

Taken krijgen dan een plek in je dag, niet alleen een plek op papier. Dat maakt je planning meteen eerlijker.

Voor jou als ondernemer kan dat er bijvoorbeeld zo uitzien:

• Plan één of twee focusblokken per dag van zestig tot negentig minuten,
• Reserveer aparte blokken voor klantwerk, eigen marketing en administratie,
• Gebruik je takenlijst als menu binnen zo’n blok in plaats van als baas over je hele dag.

Een dag kan dan beginnen met een focusblok voor klant A, gevolgd door een kort blok waarin je mail en kleine acties afhandelt.

Na de lunch pak je een focusblok voor je eigen marketing en aan het einde van de middag houd je een kort blok vrij voor administratie en de planning voor morgen.

Je agenda geeft dan de kaders, je lijst ondersteunt.

Hoe ziet dat eruit in de praktijk?

Neem Quint, freelance webdeveloper. In de oude situatie had hij een lange takenlijst met klantverzoeken, bugs, zijn eigen website, de boekhouder en marketing.

Zijn mail stond de hele dag open. Klanten stuurden “even snel” verzoekjes die hij direct oppakte.

Aan het einde van de week had hij genoeg uren gemaakt, maar niets gedaan aan zijn eigen zichtbaarheid.

Nieuwe situatie

In de nieuwe situatie begint hij zijn dag niet meer in zijn inbox, maar met een korte dagstart.

Hij checkt zijn systeem, kijkt naar de focusblokken in zijn agenda en bepaalt welke drie dingen vandaag écht belangrijk zijn.

Mail verwerkt hij op vaste momenten. Verzoeken die langer dan vijf minuten duren, krijgen een plek in zijn agenda in plaats van dat ze de dag overnemen.

Zijn to-do lijst is ook veranderd. Per project heeft hij een lijst met concrete volgende acties.

Per dag kiest Quint maximaal drie belangrijkste taken, de MIT’s; Most Important Tasks.

De lijst voelt daardoor niet meer eindeloos en chaotisch, maar behapbaar.

Aan het einde van de dag heeft Quint een duidelijk gevoel van voortgang. En misschien nog wel belangrijker: hij werkt niet alleen in zijn bedrijf, maar ook structureel aan zijn bedrijf.

De nieuwe situatie voor jou

Stel je eens voor dat je werkdag er zo uitziet: je begint niet met de vraag “wat moet ik vandaag allemaal doen?”, maar met “welke drie dingen zijn vandaag het belangrijkst en wanneer ga ik ze doen?”.

Je inbox voelt niet langer als een takenlijst, maar als één van de plekken waar input vandaan komt die jij rustig verwerkt.

Je takenlijst is kort, concreet en haalbaar. Je plant je dag niet tot de laatste minuut vol, waardoor er ruimte overblijft voor onverwachte dingen, in plaats van dat alles meteen omvalt.

Geloof me, dat is geen droombeeld.

Het vraagt wel om bewuste keuzes en een systeem dat jou ondersteunt in plaats van saboteert.

En ja, Outlook kan daar een verrassend krachtige rol in spelen.

Van inzicht naar praktijk: gratis webinar over timemanagement met Outlook

In dit artikel heb je vooral de waarom en de wat gezien:

• waarom een klassieke to do lijst je als ondernemer vaak tegenwerkt,
• wat je nodig hebt, namelijk een systeem dat alles buiten je hoofd parkeert, je helpt kiezen en taken koppelt aan tijd.

De volgende stap is; hoe dan!

Hoe richt je dat slim in met de tools die je toch al gebruikt?

Daarom organiseert Hosting2GO Academy een gratis webinar.

Grip op je Mailbox; timemanagement met Outlook
Datum: woensdag 14 januari 2026
Tijd: 19.00 uur
Trainer: Inez Mol, Grip op Mail / Grip Trainingen

In 45 minuten laat Inez je zien hoe je minder mailstress hebt en meer overzicht, hoe je je mailbox niet langer als to-do lijst gebruikt en hoe je met een paar slimme Outlook instellingen en gewoontes grip krijgt op je werkdag.

Ze laat je zien hoe je niet alleen je mail, maar ook je taken en werkzaamheden op een logische manier organiseert.

Inez is manager en trainer met een passie voor overzicht en rust in het werk.

Vanuit Grip Trainingen helpt zij professionals hun inbox te temmen, overzicht te houden en met meer plezier te werken.

Meld je gratis aan.

Mijn tip: gebruik dit blog als opwarmertje.

Lees het nog een keer rustig door, noteer waar jij jezelf in herkent en neem die voorbeelden mee naar het webinar. Inez beantwoordt je vragen graag.

Dan kun je tijdens de sessie jouw situatie vertalen naar een systeem dat voor je werkt.